Mails erstellen aus Workflow

Zur Mailgenerierung aus einem Workflow gibt es zwei grundsätzlich Wege.

Angabe der Maildaten in einem Workflowschritt mit Bearbeitung oder Frage – das Mail wird bei der Zuordnung der Aktion zu einem User oder einer Usergruppe generiert.
Einfügen eines Workflowschrittes „Nachricht“. Das Mail wird beim Durchlaufen des Workflowschrittes generiert.

Zusätzlich gib es die Möglichkeit Aufgrund eines Wechsel des Vorgangstatus eine Mailnachricht zu definieren. Dies findet allerding nicht im Workflow selbst statt, sondern wir i. d. R. über das Item Regel abgebildet und ist in diesem Kapitel beschrieben.

Bei einer Mailgenerierung aus einem Worflowschritt sind folgende Mailempfänger möglich:

Empfänger	Verbindung	Mailadresse aus
Anwender	Zuordnung Person mit Zusatz „Anwender“	Person, Kommunikation
Bearbeiter	Aktueller Bearbeiter des Vorgangs ist ein User	User, Person, Kommunikation oder Usergruppe, Kommunikation oder Usergruppe, User, Person, Kommunikation
Bearbeiter	Aktueller Bearbeiter des Vorgangs ist eine Usergruppe	Usergruppe, Kommunikation oder wenn keine Kommunikation vorhanden ist, alle User der Usergruppe, über Person, Kommunikation
Koordinator	Aktueller Koordinator des Vorgangs	User, Person, Kommunikation
Kostenstellenleiter	Kostenstellenleiter	Person, Kostenstelle, Person(Leiter), Kommunikation
Melder	Zuordnung Person mit Zusatz „Melder“, wenn nicht vorhanden erste zugeordnete Person	Person, Kommunikation
ToDo	Ersteller der Aktivität, die als ToDo erstellt wird	User, Person, Kommunikation
@xxxxxx	Zuordnung Person mit Zusatz „xxxxxx“	Person, Kommunikation
xxxx@xxxxxx	Direkte Angabe einer Mailadresse
[itemtyp]_Leiter	Mail an Leiter. Zum Vorgang wird eine Verbindung zu dem angegebenen Itemtyp gesucht und dann über die Verbindung zu Person mit dem Zusatz „Leiter“ die Person ermittelt, der das Mail zugestellt werden soll.	Item lt. Itemtyp, Person mit Zusatz Leiter, Kommunikation

Der Mailversand wird an eine Person nicht ausgeführt, wenn diese in den Stammdaten „keine Mails“ markiert hat. Außerdem wird keine Mail verschickt, wenn der letzte Bearbeiter gleich dem Empfänger der Mail aus dem Workflow ist.