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Die Verwaltung und Definition der Workflows über den Itemtyp „Aktion“ ist ein wesentlicher Bestandteil der Vorgangsbearbeitung. Ist zu einem Vorgang ein Workflow definiert arbeiten diese Vorgänge nach der Neuanlage nur mit diesem definierten Workflow, d.h. der Workflow übernimmt die komplette Steuerung der Vorgangsbearbeitung.
Jeder Workflow besteht aus einer Reihe von Schritten, die miteinander verknüpft sind und den Ablauf des Workflows definieren. Zu jedem Workflowschritt (außer am Ende des Workflows) gibt es mindestens einen Ja- Schritt als Folgeschritt, oder wenn im Workflow-Schritt eine Entscheidung möglich ist einen Ja- und einen Nein-Schritt.
Um neue Schritte hinzu zu fügen wählt man den Schritt aus, nach dem man einen Ja- oder Nein- Schritt oder zu dem man einen Parallelschritt einfügen will.
Dann klickt man auf den entsprechenden Menüpunkt in den Zusatzfunktionen in der Menüleiste.
Der neue Workflowschritt ist sofort gespeichert und aktiv. Als Schrittnummer wird die nächste freie Nummer eingetragen, beginnend mit der Schrittnummer „000“ (!) für den Eröffnungsschritt. Die Felder „Ja Schritt“ und „Nein Schritt“ werden analog zum Vorgängerschritt übernommen. Die anderen Felder können jetzt nach Bedarf angepasst werden.
In den Zusatzfunktionen befindet sich auch der Menüpunkt "Workflow prüfen", hier wird der Workflow formal auf fehlende und doppelte Schritte geprüft.
Rechts wird der Workflow graphisch dargestellt. In der Ansicht werden Verzweigungen nach positiven Fragen oder Entscheidungen nach unten dargestellt (Ja- Richtung), negative Antworten werden rechts fortgeführt (Nein- Richtung).
Mit einem Klick in die Überschrift eines Schrittes bekommt man die Details dazu in der linken Spalte angezeigt.
Basisdaten:
Itemtyp
Itemtyp, dem der Vorgang zugeordnet wird, also Itemtyp der Gruppe „Vorgang“
Ident
Bei Unterworkflows wird hier der Name des Unterworkflows eingegeben. Sonst bleibt das Feld leer.
Schritt
3-stelliger numerischer Wert, der von myCMDB3 automatisch festgelegt wird (beginnend mit „000“)
Phase
Anzeige der Phase in der Vorgangsbearbeitung
Wer
Vorgegebener Bearbeiter des Schritts, bei Nachricht Empfänger der Nachricht
Was
Hier wird ausgewählt um welche Tätigkeit es sich bei diesem Schritt handelt (Eröffnung, Genehmigung, Bearbeitung, Bestätigung, Entscheidung, Frage, Nachricht, Leeschritt, Script).
Info
Anzeigetexte in der Vorgangsbearbeitung. Wird hier das Wort „Lösung“ verwendet werden bei der Bearbeitung des Vorgangs die Einträge bei den Aktivitäten automatisch in das Feld Lösung übertragen.
Im Infofeld kann auch ein Link zu einem mit dem Vorgang verbundenen Item hinterlegt werden. Dies geschieht mit folgender Eingabe:
[$Itemtyp:link:Itemtyp] (z. B. [$Person:link:Person])
Frage
Handelt es sich bei der Auswahl Was um eine Frage wird in dieses Feld die Frage eingetragen. Das Feld Info wird dann nicht benötigt.
Bedingung
Hier wird die Bedingung eingegeben, die in einem Entscheidungsschritt abgeprüft werden soll.
Ja Schritt
Folgeschritt, bei erfolgreicher Erledigung des Aktionsschrittes
Nein Schritt
Folgeschritt, bei nicht erfolgreicher Erledigung des Aktionsschrittes
Parallel Schritt
Hier wird die Nummer eines parallelen Arbeitsschrittes eingetragen.
Esk.Schritt
Schritt wird in Eskalationssteuerung verwendet
Reopen Schritt
Soll es die Möglichkeit geben einen beendeten Vorgang wieder zu eröffnen, wird in dieses Feld im Eröffnungsschritt der Schritt eingetragen, der bei der Wiedereröffnung angesteuert werden soll.
Reset Schritt
Der Koordinator kann einen Vorgang (wenn der Aktivitäten-Status W definiert ist) zurückholen. Unter Reset-Schritt wird der Workflowschritt definiert, der in diesem Falle angesprungen wird.
Auto Zuordnung
Kennzeichnet eine automatische Zuordnung, wie z.B. in der Anforderungsbearbeitung aus Investitionsantrag
Mailbetreff
Betreffzeile der Mailnachricht
Mailnachricht
Text der Mailnachricht, wenn im Aktionsschritt ein Mail erzeugt werden soll
Scriptname
Name eines .ASP- Script oder Titel des Texteintrages, der einen Userexit definiert.
Folgeaktion
Definition einer Folgeaktion in der Form
Itemtyp;Ident;Schritt
Vorgabe PT
wird in der aktuellen myCMDB3-Version nicht verwendet.
Freigabe
wird in der aktuellen myCMDB3-Version nicht verwendet.
ZIS Pfad
Eingabe des ZIS- Pfades
Mussfelder
Felder der Basisdaten, Texte oder Verbindungen die in diesem Schritt erfasst bzw. zugeordnet werden müssen. Die Prüfung findet jedes Mal beim Öffnen der Aktivität statt. Eingabesyntax:
Feld der Basisdaten: Feldname (z. B. Termin)
Texte: Text.Titel des Textes (z. B. Text.Beschreibung)
Verbindung: Verbindung. Name des zu verbindenden Items (z. B. Verbindung.Person).
Mehrere Einträge werden mit Semikolon getrennt.
Anzeige Ja/Nein
wird in der aktuellen myCMDB3-Version nicht verwendet.
User wird Koordinator
Der User, der diesen Schritt als erstes übernimmt bekommt automatisch die Koordinatorenrolle.
Weitere Aktivitäten
In diesem Schritt können andere Bearbeiter Aktivitäten zu diesem Vorgang erfassen auch, wenn sie nicht der Bearbeiter sind.
Nicht in Auswahl
wird in der aktuellen myCMDB3-Version nicht verwendet.
Ohne Eskalationsstop
In diesem Schritt kann die Eskalation nicht gestoppt werden.
In Changekalender
Es werden nur noch die Vorgänge im Changekalender angezeigt, die auf diesem Schritt stehen.
Mussfelder Abschluss
s. Mussfelder; die Prüfung der Mussfelder findet aber erst beim Abschließen der Aktion statt.
Basisfelder
wird in der aktuellen myCMDB3-Version nicht verwendet.
Eskalationsgruppe
Für Vorgänge die auf einem Workflowschritt mit einem Eintrag in diesem Feld stehen kann eine gesonderte Eskalationsüberwachung definiert werden (s. Kapitel Eskalation)
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